De gemeente formuleert op grond van zijn democratische legitimatie beleid in medebewind of autonoom beleid. Dit beleid wordt doorvertaald in doelstellingen die binnen een gegeven periode in tijd moeten worden gerealiseerd. Om deze doelstellingen te realiseren is de lokale overheid vaak aangewezen op partners die uitvoering geven aan activiteiten die tot het bereiken van de doelstellingen moeten leiden. Om deze activiteiten te kunnen ontplooien moeten de partners worden betaald. Deze betaling kan op twee manieren worden uitgevoerd: via de privaatrechtelijke weg door middel van opdracht, offerte, contract en factuur of via de publiekrechtelijke door middel van subsidie door middel van opdracht; subsidieaanvraag, subsidiebeschikking met voorwaarden enzovoort. De middelen die verstrekt worden in de vorm van subsidie zijn, net zoals bij de privaatrechtelijke weg, gebonden aan prijsafspraken, doelstellingen en resultaten. Het verstrekken van subsidie heeft als voordeel dat subsidie buiten de werking van BTW valt (voor zover ook daadwerkelijk van subsidie en niet van levering sprake is), daarnaast is het publiekrecht van toepassing. Omdat de gemeente een publiekrechtelijke rechtspersoon is verdient het de voorkeur om via publiekrechtelijke weg uitvoering van de publieke taak uit te besteden aan derden.
Voor de verantwoording over het geheel van deze subsidies is gekozen om dit te doen via de begrotingscyclus. In de begroting voteert de raad middelen aan beleidsvelden met een algemeen doel (kaderstelling). De doelen worden door het college gespecificeerd in prestatieafspraken waaraan de door de raad gevoteerde middelen worden verbonden. In de jaarrekening vindt de rapportage van het beleid en de daarvoor gedane uitgaven plaats. Over de uitvoering van de activiteiten vindt in de loop van het jaar overleg plaats met de uitvoerders.
Subsidiesystematiek: berekening, afrekening en verrekening
Subsidie wordt aangevraagd voordat de activiteiten die moeten leiden tot het bereiken van een doelstelling plaatsvinden. Over de activiteiten worden vooraf wederzijds afspraken gemaakt. De berekening van een subsidiebedrag vindt plaats op basis van noodzakelijke en reële kosten. Deze kosten hebben betrekking op kwantiteit en aan activiteiten gekoppelde kwaliteit. Afspraken omtrent het effect van de uitvoering kunnen redelijkerwijs niet altijd gemaakt worden.
Nadat de activiteiten zijn uitgevoerd vindt de afrekening en verrekening plaats. Dit gebeurt aan de hand van een aanvraag om subsidievaststelling waarbij een jaarverslag en een jaarrekening zijn gevoegd. Er wordt gecontroleerd of de subsidieontvanger de activiteiten in overeenstemming met de afspraken heeft uitgevoerd. Dit mondt uit in een afrekening. Verrekening vindt plaats op basis van de voorschotten die zijn uitgekeerd.
Indien een subsidieontvanger zich niet of onvoldoende aan de afspraken heeft gehouden, kan dat gevolgen voor de afrekening hebben. Hij kan dan minder ontvangen dan oorspronkelijk was afgesproken, in overeenstemming met de werkelijk gerealiseerde prestaties.
Beoordeling van de werkelijk gerealiseerde prestaties vindt plaats op basis van monitoring dan wel evaluatie en/of voortgangsrapportage(s). De subsidiesystematiek in subsidiejargon bestaat uit de subsidieaanvraag gevolgd door een subsidieverlening (beschikking) of weigering (beschikking). Een verlening geeft aanspraak op middelen, maar nog geen recht. Na afloop van de uitvoering volgt een aanvraag om vaststelling waarop het college een besluit neemt. Dit besluit wordt medegedeeld in de vorm van een vaststellingbeschikking. Dan pas is er sprake van recht op de middelen.