In het kader van de Gemeentewet is het verplicht dat alle gemeenten beschikken over een drietal verordeningen genoemd naar de respectievelijke artikelen in de Gemeentewet, te weten:
- art. 212: de financiële verordening (okt. 2015);
- art. 213: de controleverordening (jan. 2006);
- art. 213a: de verordening betreffende doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (dec. 2013).
Met deze verordeningen formuleert uw raad belangrijke kaders om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het geformuleerde beleid te waarborgen.
Eind 2020 worden de bovengenoemde verordeningen geactualiseerd.
Audits
Het doel van de auditonderzoeken en aanvullende auditactiviteiten is om een bijdrage te leveren aan de duurzame verbetering van de gemeentelijke processen en afstemming tussen beleid en uitvoering. De auditcyclus van de gemeente Renkum is ingericht op basis van de kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act). Zo ontstaat er een cyclisch proces van leren en verbeteren.
Hieronder informeren we u over de lopende auditactiviteiten. Het auditplan 2021 zal naar verwachting in december door ons worden vastgesteld en ter kennisname naar uw raad worden gezonden. Vervolgens vindt u een overzicht van de verbeterplannen in uitvoering en tot slot de lijst van de afgesloten verbeterplannen die in aanmerking komen voor een lijncontrole. In de jaarrekening wordt u geïnformeerd over de resultaten.
Lopende auditactiviteiten, onderzoeksplan 2020
Audit-activiteiten | Beknopte beschrijving | Type onderzoek | Status |
|---|---|---|---|
“De ambtelijke rollen en de regievoering op de verbonden partijen.” Deel 2 | De gemeente Renkum heeft een groot aantal publieke taken. Voor de optimale uitvoering van deze taken werkt de gemeente met andere partijen samen. Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft. Op dit moment kent de gemeente Renkum 10 verbonden partijen. Het onderzoek is in twee delen uitgevoerd. Deel 1 gaat over de bestuurlijke en ambtelijke rollen ten aanzien van de drie verbonden partijen. Deel 2 focust op de ambtelijke regievoering op de drie verbonden partijen. | Dit onderzoek betreft drie relevante verbonden partijen: Het doel is om de beheersing van het proces van regievoeren op deze verbonden partijen én de aansluiting van de ambtelijke op de bestuurlijke rollen te optimaliseren. | Begin februari hebben we de rapportage over deel 2 gepresenteerd aan het MT. Het MT heeft conclusies en aanbevelingen omarmd en besloten dat de gemeentesecretaris, in samenwerking met het MT en het college, het daar uitvloeiende verbeterplan opstelt. (zie onderaan) Het college heeft het volledige rapport vastgesteld en aan de raad ter informatie aangeboden. |
Lijncontrole | Onderhoud en verhuur van vastgoedobjecten | De lijncontrole heeft betrekking op de processen uit de voorgaande audit. Het doel hiervan is om cyclisch te beoordelen of er aanleiding is de desbetreffende processen opnieuw onder de loep te nemen. | We hebben de voorbereidingsfase afgerond en enkele verkennende gesprekken gevoerd over de huidige situatie. De lijncontrole Vastgoedbeheer is vertraagd door een inzet op corona. MT wil deze afgerond zien uiterlijk in 2021. |
“Beheersing ziekteverzuim” | In 2018 heeft de organisatie een nieuw plan van aanpak ziekteverzuim opgesteld. Tijd om na te gaan hoe de aanpak in de praktijk werkt en met welk resultaat. | Audit naar de effectiviteit van de nieuwe aanpak ziekteverzuim. In de audit wordt onderzocht welke rol en taken betrokkenen hebben, in hoeverre de uitvoering met de afgesproken aanpak strookt en tot welke resultaten die heeft geleid. | Naar verwachting zal de audit in het eerste half jaar van 2021 uitgevoerd worden. |
Monitoring verbeterplannen |
| De monitoring van de verbeterplannen heeft betrekking op alle verbeterplannen die nog niet afgesloten zijn en geldt als sturingsinstrument voor het MT. | Twee keer per jaar uitgevoerd, bij begroting en jaarrekening. |
Coördinatie nieuwe verbeterplannen | Verbonden partijen | De auditor bewaakt de eenheid en consistentie van de verbeterplannen die door de proceseigenaren zijn opgesteld. | De format van het verbeterplan “regie op de verbonden partijen” is voorbereid door de auditor en ingevuld door de proceseigenaar in afstemming met het MT. Het verbeterplan zal z.s.m. aangeboden worden ter vaststelling aan het college en daarna ter informatie aan de raad. |
Verbeterplannen in uitvoering
N.a.v. uitgevoerde audits hebben de proceseigenaren verbeterplannen opgesteld. De volgende is in uitvoering.
Verbeterplan | Jaartal audit | Status |
|---|---|---|
Proceslandschap | 2017 | Verbeterplan vastgesteld door college; drie verbetermaatregelen in uitvoering; één geïmplementeerd |
Lijncontroles op afgesloten verbeterplannen
De lijncontroles vormen een onderdeel van de auditcyclus en hebben betrekking op “afgesloten” verbeterplannen. De auditor gaat na in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en ingebed.
Verbeterplan afgesloten in 2019 | Verwachte datum lijncontrole |
|---|---|
Archief- en Dossiervorming | 1 jaar nadat het nieuwe zaaksysteem is geïmplementeerd. |
Inkoop en aanbestedingen | De volledige lijncontrole Inkoop en Aanbesteding in 2022. Een aantal onderdelen wordt meegenomen met de geïntensiveerde ic-controle einde 2020. |
Verbeterplan afgesloten in 2020 | Verwachte datum lijncontrole |
P-systematiek | Datum lijncontrole nader te bepalen |
Regievoering op ODRA | 1 jaar na invoering van het project Omgevingswet, vermoedelijk ca 2024. |