5. Bedrijfsvoering

Het formatiebudget laat in onderstaande tabel in 2021 en volgende jaren een dalende trend zien. Het financiële kader neemt de komende jaren af door de invulling van de taakstelling op organisatie en bedrijfsvoering dat deels is vertaald naar het formatiebudget. Het formatiebudget zal in 2024 € 478.000 lager zijn dan in 2021.

Om de taakstelling te realiseren wordt steeds kritisch bekeken of functies bij vertrek van medewerkers (bijv. door pensionering) moeten worden ingevuld of taken anders georganiseerd kunnen worden of vervallen. Daarnaast is de sturing op mobiliteit & uitstroom versterkt zodat deze lasten afnemen. De lasten hiervoor worden op één centrale plek in het centrale formatiebudget opgenomen.

In het  formatiebudget is voor 2021 nog ongeveer 3% aan flexibele ruimte aanwezig. Deze ruimte is minimaal nodig om flexibel in te kunnen spelen op ontwikkelingen. Dit is inclusief een budget voor ziektevervanging van 2%. Het langdurige ziekteverzuim is al jaren te hoog. De sturing hierop en aandacht hiervoor is versterkt maar is vaak ook maar deels of niet (meer) beïnvloedbaar. We streven ernaar het ziekteverzuim in 2021 terug te brengen naar 5,65%. Met een beschikbaar ziektevervangingsbudget van slechts 2% staat hier dus spanning op.

Daarnaast is de organisatie volop aan de slag om de basis op orde te brengen en door te ontwikkelen naar een toekomstbestendige organisatie (zie ook programma 3). Dit alles maakt dat er een behoorlijke spanning staat op de organisatie. Om als organisatie het reguliere werk, de noodzakelijke organisatieontwikkeling en de taakstellingen te kunnen realiseren is op onderdelen tijdelijk en deels structureel extra capaciteit nodig.

De loonontwikkeling als gevolg van een cao verhoging (vanaf 2021) is niet verwerkt, omdat deze nog niet bekend is.

De extra formatie wordt gevraagd om de volgende knelpunten te kunnen oplossen:

• Om de ambities (incl. de taakstellingen) uit de kadernota Sociaal domein waar te kunnen maken zijn voor 2 jaar een sr. beleidsadviseur Jeugd/ WMO en een projectleider dorpsgericht werken nodig;
• De casuïstiek op het terrein van zorg, veiligheid en handhaving wordt steeds complexer en meer met elkaar verweven. Hierdoor is er een  (structurele) investering nodig om betere samenwerking & sturing te kunnen realiseren;
• Om de inhaal- en kwaliteitsslag op informatiemanagement, ICT en de regievoering op het project 2!Connect uit te kunnen voeren, is versterking op informatiemanagement en functioneel beheer voor minimaal 2 jaar noodzakelijk;
• In het verleden is er veel bezuinigd op de administratieve ondersteuning. Eind 2020 en begin 2021 worden de processen geoptimaliseerd. Het zal nog enige tijd duren tot dat de verbetermaatregelen daadwerkelijk geïmplementeerd kunnen worden. Daarom is het nodig om voor 2021 extra administratieve ondersteuning te organiseren om onze medewerkers op onderdelen te ontlasten;
• De gemeente wil inwoners graag goed informeren en de communicatie wordt steeds sneller interactiever en verloopt via meerdere kanalen. Hierdoor is de druk op het team Communicatie erg toegenomen. Vanwege de Corona-crisis is extra capaciteit beschikbaar gesteld. Een deel hiervan zal ook structureel nodig zijn om de communicatiefunctie op een goede manier uit te voeren;
• Vanwege toenemende en complexer wordende bezwaar- en beroepschriften en afgenomen capaciteit is er de afgelopen jaren een achterstand ontstaan bij de afhandeling hiervan. Het proces van bezwaar- en beroep zal geoptimaliseerd worden en er zal met de beleidsafdelingen worden gekeken naar de oorzaken van de bezwaren die ingediend worden. Beide maatregelen vragen tijd van de betreffende medewerkers terwijl er al een achterstand is. Daarom wordt in 2021 extra capaciteit ingezet om de achterstanden weg te werken zodat de verbetermaatregelen ook gerealiseerd kunnen worden.
• We investeren daarnaast structureel in jaarlijkse benchmarking, bij voorkeur via het VNG-instrument Vensters voor Bedrijfsvoering. Daarmee objectiveren we de kwaliteit en omvang van onze gemeentelijke organisatie en is een onderbouwd en genuanceerd beeld mogelijk. Dit beeld bespreken we ook jaarlijks met de raad in combinatie met de voortgang van onze organisatieontwikkeling.
• De formatie (€ 13.736k) die vanaf 2023 structureel resteert is daarmee de basisformatie (in €) die geldt voor ons huidige, door de raad vastgestelde takenpakket. Daarin zijn eerder opgelegde taakstellingen verwerkt.
• Als de komende jaren uit de benchmarking en uit onze organisatieontwikkeling blijkt, dat deze basisformatie lager kan worden vastgesteld of evenwel hoger moet worden vastgesteld, dan kan daarover besloten worden op basis van deze objectivering. Datzelfde geldt uiteraard indien er nieuwe taken bijkomen, dan zal het formatiebudget opgehoogd moeten worden om die nieuwe taken ook goed uit te kunnen voeren.
• Tot slot nemen we een ontwikkelbudget van € 100.000 op. Structureel. Want organisatieontwikkeling kost ook geld. Tijd van medewerkers om te werken aan verbeteren van processen en vaardigheden, het inzetten van proces-specialisten en andere deskundigen, trainers e.d. In paragraaf 3C (Organisatieontwikkeling) wordt al ingegaan op het organisatie-ontwikkeltraject dat we nu voorstaan. De visie/ambitie die daar achter zit is vooraan opgenomen in paragraaf 3 (Organisatie). Er is structureel een ontwikkelbudget nodig want net zoals een samenleving of bestuur doorontwikkeld is dat ook blijvend nodig in elke organisatie en dus ook van de onze.